Das Archiv bzw. die Archivierung/Dokumentierung aller Artefakte in der Sammlung ist die wohl größte Aufgabe die wir zu stemmen haben.

• Kurzfristig wird ein einfaches verzeichnisbasiertes Ablagesystem aufgebaut, dass die Sammlung gescannter Unterlagen erlaubt
• Mittelfristig ist eine Datenbasis zur Erfassung aller Artefakte erfasst aufzubauen.
• Langfristig ist ein integriertes Ausstellungs- und Archivsystem mit einer einheitlichen Datenbasis nötig

Die Dokumentenablage ist im ersten Schritt als verzeichnisbasiertes Ablagesystem ausgeführt. Das ist die schnellste

• Ein Verzeichnisbaum erlaubt nur eine einzige Folge von Ordnungskriterien
• Eine Ablage als Dateien erlaubt nur ein einziges weiteres Merkmal, den Dateinamen
• Es ist nicht möglich weitere Merkmale zu speichern

Um einige wichtige Angaben doch mit der Datei zu verbinden werden diese in den Dateinamen integriert:

=Merkmale=

• Gerät - Die (vereinheitlichte) Gerätebezeichnung
• Dokumententitel - Das was auf dem Umschlag steht
• Sachnummer - Identifikator wie er vom Ersteller vergeben wurde
• Archivnummer - (Optional) Bei der Erfassung vergebene Laufende Nummer, eindeutig über den ganzen Bestand

=Darstellung im Dateinamen=

Aufbau des Dateinamens aus den Elementen

<Gerät>:<Titel>:[<Sachnummer>]:[<Archivnummer>].<Dateityp>

„:“ steht für ein ein Trennzeichen.

Das Zeichen ist noch nicht festgelegt. Mögliche Kandidaten sind:

• „.“ (Punkt) - geht immer, schaut aber deppert aus, vor allem kann es im Titel vorkommen.
• „:“ (Doppelpunkt) - Sollte gehen, außer in Pfadnamen
• „#“ (Nummer) - Sollte gehen - außer in BASH scripts

=Aufbau der Elemente:=

Generell sind alle Leerzeichen durch Unterstriche zu ersetzen.

• <Gerät> sollte den Regeln für die Verzeichnisse folgen.
• <Titel> Wie auf dem Dokument, ohne Leerzeichen und beschränkt auf den transportablen Zeichensatz (A..Z, a..z, 0..9, „_“, „-“), ohne Punkt („.“).
• <Sachnummer> - was immer für ein Bezeichnungssystem der Hersteller verwendet. Ebenfalls nur transportabler Zeichensatz, aber immer ohne Leerzeichen (Auch nicht als „_“)
• <Archivnummer> - Künftig festzulegen - derzeit weglassen
• <Dateityp> - Entsprechend der Datei (DOS-Konventionen)
• Trenner sind nicht optional.